Jak działa USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY w programie Excel? Przykłady zastosowania

Jeśli często pracujesz z danymi w Excelu, na pewno spotkałeś się z sytuacją, w której komórki zawierały zbędne spacje. Może to być wynik kopiowania danych z innych źródeł, błędów użytkowników lub automatycznego formatowania. Pojawia się pytanie: jak się ich skutecznie pozbyć? Na szczęście Excel oferuje funkcję USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY, która automatycznie usuwa nadmiarowe spacje. W tym artykule pokażę Ci, w jaki sposób działa ta funkcja i jakie ma zastosowania.

Na czym polega funkcja USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY?

Funkcja USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY (w angielskiej wersji Excela: TRIM) jest jedną z najprostszych, a jednocześnie bardzo przydatnych funkcji tekstowych. Jej głównym zadaniem jest usunięcie:

• wszystkich spacji na początku i końcu tekstu,
• wszystkich podwójnych lub wielokrotnych spacji wewnątrz tekstu (zostawiając pojedynczą spację między słowami).

Dzięki temu możesz błyskawicznie pozbyć się niepożądanych odstępów i uzyskać spójne, czytelne dane.

Składnia funkcji USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY

Składnia tej funkcji jest niezwykle prosta:

=USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(tekst)

Gdzie:

• tekst – jest odwołaniem do komórki lub tekstem, z którego chcesz usunąć zbędne spacje.

Przykłady zastosowania

Przykład 1: Usunięcie zbędnych spacji w nazwach

Załóżmy, że masz listę imion i nazwisk, w której użytkownicy przez przypadek dodali dodatkowe spacje. W komórce A1 znajduje się tekst:

"   Jan    Kowalski   "

Aby usunąć zbędne spacje, wystarczy wpisać w komórce B1 następującą formułę:

=USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A1)

Wynik w komórce B1:

"Jan Kowalski"

Przykład 2: Oczyszczenie listy produktów z błędnych odstępów

Masz listę produktów w kolumnie A, ale niektóre wpisy mają zbędne spacje. Aby oczyścić dane w kolumnie B, zastosuj funkcję w komórce B2 i skopiuj ją w dół:

=USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2)

Przykładowe dane:

Oryginalny tekst (A)	Po oczyszczeniu (B)
” Mleko 3,2% „	„Mleko 3,2%”
” Cukier biały „	„Cukier biały”
” Chleb pełnoziarnisty „	„Chleb pełnoziarnisty”

Czego funkcja USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY NIE usuwa?

Warto zwrócić uwagę, że funkcja USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY usuwa tylko standardowe spacje (kod ASCII 32). Nie usuwa innych białych znaków, takich jak:

• znak tabulacji,
• znak końca linii (np. Alt+Enter w Excelu),
• „twarde” spacje (np. spacja o kodzie 160).

Jeśli chcesz usunąć inne białe znaki, możesz połączyć USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY z funkcją PODSTAW:

=USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(PODSTAW(A1; CHAR(160);""))

Zastosowanie funkcji w VBA

Jeśli często musisz usuwać zbędne odstępy w wielu komórkach, warto skorzystać z VBA. Oto prosty kod VBA, który zastosuje funkcję USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY do zaznaczonego zakresu:

Sub UsunZbedneOdstepy()
    Dim komorka As Range
    For Each komorka In Selection
        If Not IsEmpty(komorka.Value) Then
            komorka.Value = Application.WorksheetFunction.Trim(komorka.Value)
        End If
    Next komorka
End Sub

Aby użyć tego makra:

1. Zaznacz zakres komórek, w których chcesz usunąć zbędne spacje.
2. Otwórz Edytor VBA (skrót Alt+F11).
3. Wklej powyższy kod do nowego modułu.
4. Uruchom makro.

Podsumowanie

Funkcja USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY to jedno z najprostszych, a jednocześnie niezwykle przydatnych narzędzi w Excelu. Pomaga wyeliminować zbędne spacje, co poprawia estetykę i spójność danych. Jeśli Twoje dane zawierają inne białe znaki, warto połączyć tę funkcję z PODSTAW lub wykorzystać VBA do automatyzacji procesu.

 

Inny ciekawy artykuł:

Jak działa MAŁE.LITERY w programie Excel? Przykłady zastosowania